medienwürfel Logo

Start

Event-Management-Tool – Deine Veranstaltung, dein Branding – von Anfang bis Ende

Events sind großartig. Menschen kommen zusammen, erleben etwas, tauschen sich aus, lernen, feiern oder informieren sich. Bevor es so weit ist, braucht es allerdings eine Menge Organisation: Einladungen, Anmeldungen, Rückfragen, Teilnehmerlisten, Sonderwünsche, Erinnerungen, Check-in und Nachbereitung.

Vorschau des Event-Management-Tools auf verschiedenen Endgeräten
Vorschau des Event-Management-Tools

Genau dafür haben wir unser Event-Management-Tool entwickelt: eine digitale Lösung, die deine Veranstaltungsorganisation strukturiert, vereinfacht und deutlich entspannter macht — von der Einladung über die Anmeldung bis zum Check-in und zur Kommunikation vor und nach dem Event. Und das alles im Look deiner eigenen Marke: Anmeldung, Tickets und E-Mails tragen dein Design, damit deine Marke im Mittelpunkt steht, nicht unsere.

Funktionen

Was unser Event-Management-Tool kann

Einladungen und Anmeldungen

Einladungen und Anmeldungen

Ob persönliche Einladung, geschlossener Teilnehmerkreis oder öffentliche Anmeldung: Das Tool bildet den passenden Anmeldeprozess für dein Event ab.

Deine Marke im Mittelpunkt

Deine Marke im Mittelpunkt

Anmeldeseite, Tickets, Check-in und E-Mail-Kommunikation erscheinen in deinem Corporate Design — Farben, Logo, Typografie und Bildsprache inklusive. Damit deine Marke im Mittelpunkt steht, nicht unsere.

Zusatzoptionen und individuelle Felder

Zusatzoptionen und individuelle Felder

Begleitpersonen, Verpflegung, Workshops, Programmpunkte oder besondere Anforderungen können direkt bei der Anmeldung abgefragt werden.

Teilnehmerverwaltung und Filter

Teilnehmerverwaltung und Filter

Alle Anmeldungen laufen zentral zusammen und können übersichtlich verwaltet, gefiltert und weiterverarbeitet werden.

QR-Code-Check-in und Tickets

QR-Code-Check-in und Tickets

Individuelle QR-Codes ermöglichen eine schnelle Zugangskontrolle vor Ort — auf Wunsch mit PDF-Tickets, mobilen Tickets oder Wallet-Integration.

Brevo-Anbindung und E-Mail-Kommunikation

Brevo-Anbindung und E-Mail-Kommunikation

Teilnehmerlisten können automatisch mit Brevo verbunden werden, damit Einladungen, Erinnerungen und Nachfass-Mails sauber mitlaufen.

Anpassung und Weiterentwicklung

Anpassung und Weiterentwicklung

Auf erprobter Basis, aber nicht in Stein gemeißelt: Wir passen das Tool an deine Events an und entwickeln es bei Bedarf weiter.

Laptop mit geöffneter Eventtool-Software und Übersicht zu Einladungen und Teilnehmern

Event-Anmeldung – Einfach, schnell, verständlich

Eine gute Event-Anmeldung sollte klar, schnell und verständlich sein — für eingeladene Gäste genauso wie für Menschen, die sich frei anmelden können.

Je nach Veranstaltung gelangen Teilnehmerinnen und Teilnehmer über eine persönliche Einladung, einen individuellen Link oder eine öffentliche Anmeldeseite zum Event. Dabei können genau die Informationen abgefragt werden, die du brauchst: Kontaktdaten, Begleitpersonen, Verpflegung, Programmpunkte oder andere Zusatzoptionen.

So entsteht eine Anmeldung, die zu deinem Event passt — und nicht umgekehrt.

Zwei Smartphones mit mobiler Ansicht einer Eventtool-Software für Teilnehmerverwaltung und Check-in

Teilnehmerverwaltung – Alles an einem Ort

Wer kommt? Wer hat abgesagt? Wer bringt eine Begleitperson mit? Wer hat besondere Anforderungen? Im Backend des Event-Tools werden Anmeldungen übersichtlich gesammelt und verwaltet.

Filter, Status, Teilnehmerlisten und Detailansichten helfen dabei, jederzeit den Überblick zu behalten. Alle relevanten Daten liegen zentral vor und können für Organisation, Kommunikation und Check-in genutzt werden.

Kurz gesagt: weniger Listenakrobatik, mehr Überblick.

Tablet mit Veranstaltungsübersicht und Teilnehmerverwaltung einer Eventtool-Software

QR-Code-Check-in – Schnell rein, sauber erfasst

Am Veranstaltungstag muss es schnell gehen. Niemand möchte lange Warteschlangen, manuelle Namensuche oder hektisches Abhaken auf Papierlisten.

Deshalb kann der Check-in über QR-Codes erfolgen. Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten ein Ticket oder eine Bestätigung mit individuellem QR-Code. Vor Ort wird der Code gescannt und die Person direkt als anwesend erfasst.

Je nach Veranstaltung können PDF-Tickets, mobile Tickets oder Wallet-Tickets integriert werden. So haben Gäste ihre Eintrittskarte dort, wo sie meistens ohnehin nachschauen: auf dem Smartphone.

Editor zur Gestaltung einer personalisierten Event-Einladung mit Text-, Bild- und Inhaltsblöcken

Brevo-Anbindung – Kommunikation, die mitläuft

Ein Event endet nicht bei der Anmeldung. Vor der Veranstaltung müssen Informationen verschickt, Erinnerungen gesendet und Änderungen kommuniziert werden. Nach dem Event folgen vielleicht Dankeschön-Mails, Feedback-Abfragen oder weitere Informationen.

Über eine Anbindung an Brevo können Teilnehmerlisten automatisch für die E-Mail-Kommunikation genutzt werden. Für jedes Event kann eine aktuelle Versandliste entstehen, die direkt in Brevo weiterverwendet wird.

Das spart manuelle Arbeit und reduziert Fehlerquellen, weil Daten nicht ständig exportiert, importiert und wieder korrigiert werden müssen.

Eventtool-Software auf Laptop, Tablet und Smartphone zur Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungen

Fertige Basis, passend erweitert

Nicht jedes Event funktioniert gleich. Ein Kundenevent hat andere Anforderungen als ein Workshop, eine Schulung, ein Open Day, eine Messeveranstaltung oder ein internes Firmenevent.

Deshalb ist unser Event-Management-Tool so aufgebaut, dass es auf einer fertigen Basis startet, aber an deine Abläufe und dein Branding angepasst werden kann. Welche Daten brauchst du? Wer wird eingeladen? Welche Zusatzoptionen gibt es? Wie läuft der Check-in? Welche Kommunikation ist nötig? Und wie soll das Ganze aussehen — in deinem Design, mit deinem Logo, deiner Farbwelt?

So bekommst du keine komplett leere Baustelle, sondern eine erprobte Lösung, die genau dort angepasst wird, wo dein Event es braucht.

Für welche Events eignet sich das Tool?

Unser Event-Management-Tool eignet sich besonders für Veranstaltungen, bei denen Standardlösungen schnell an ihre Grenzen kommen. Zum Beispiel für:

  • Kundenevents und Open Days
  • Schulungen und Workshops
  • Produktpräsentationen
  • interne Veranstaltungen
  • Händler- und Partnerevents
  • Messebegleitung und Side Events
  • Veranstaltungen mit begrenzten Plätzen
  • Events mit Einladungsmanagement
  • mehrstufige Anmeldeprozesse
  • Veranstaltungen mit Check-in vor Ort

Ob klein, groß, offen oder exklusiv: Entscheidend ist, dass der digitale Ablauf zu deinem Event passt.

Unsicher, ob sich das für dein Event lohnt? Lass uns unverbindlich darüber sprechen.

Responsive Website von Richnerstutz auf Smartphone und Tablet mit Darstellung der Bereiche Signaletik und Grossformat

Beispiel aus der Praxis

Für die Richnerstutz AG aus der Schweiz haben wir eine individuelle Event-Verwaltung entwickelt, die Einladungen, Anmeldungen, Zusatzoptionen, QR-Code-Check-in und Brevo-Anbindung in einem System verbindet.

Vorausgegangen war der Vergleich verschiedener am Markt verfügbarer Event-Tools. Diese kamen jedoch alle von der Stange und ließen sich weder optisch noch funktional an das Corporate Design und die Abläufe des Kunden anpassen. Die Entscheidung fiel deshalb bewusst für eine individuelle Entwicklung statt einer Standardlösung.

Erstmals im Einsatz war die Anwendung im Juni 2024 bei den Open Days von Richnerstutz — mit über 400 Anmeldungen, vollständig im Corporate Design von Richnerstutz umgesetzt.

Mehr zum Richnerstutz Projekt

Kurz gesagt

Unser Event-Management-Tool macht deine Veranstaltungsorganisation nicht komplizierter, sondern einfacher. Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Tickets, Check-in und Kommunikation greifen sauber ineinander — auf einer fertigen Basis, die bei Bedarf an deine Abläufe und dein Corporate Design angepasst wird.

Damit dein Event nicht schon vor dem ersten Gast nach Stress aussieht.

Du planst ein Event und Standard-Tools passen nicht zu deinen Abläufen? Lass uns unverbindlich besprechen, wie unser Event-Management-Tool für dich aussehen könnte.

Kontakt

Testen? Klar. Und die beste Lösung für deinen Betrieb gleich mitdenken?

Wenn du wissen willst, wie qubedo shifts in deinem Alltag aussehen könnte, schauen wir gemeinsam auf euren Ablauf, eure Rollen und eure typischen Engpässe.

Setze dich mit uns in Verbindung:

Wir freuen uns auf dich!

Du hast noch nicht genug gesehen?

Dann entdecke weitere Produkte von uns und finde das, was zu dir passt!

qubedo shifts

Online-Schichtplanung für Gastro-Teams

qubedo shifts

Plane Dienste vor, lass dein Team passende Schichten auswählen und erstelle Dienstpläne ohne Excel-Chaos, Verfügbarkeitslisten und WhatsApp-Tauscherei.

mehr lesen
myTMS

Trainingsmanagement, das Weiterbildung wirklich zusammenbringt

myTMS

Mit myTMS organisierst du Trainings, Teilnehmende, Nachweise, Online- und Offline-Schulungen zentral in einer Plattform – flexibel anpassbar, sicher gehostet und bereit für moderne Weiterbildungsprozesse.

mehr lesen